バーチャルオフィスの契約に必要な書類｜個人・法人別

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調査・執筆株式会社Retraite（当サイト運営） 出典と編集の方針 最終更新 2026/10/11

バーチャルオフィスを契約するには、本人確認書類や事業内容の申告が求められる。法人の場合は履歴事項全部証明書などが加わる。この記事では、個人・法人それぞれで必要な書類と、スムーズに契約を進めるための準備について整理する。

個人は本人確認書類が要る

個人でバーチャルオフィスを契約する場合、運転免許証やマイナンバーカードなどの本人確認書類が求められる。

これは犯罪収益移転防止法にもとづく本人確認のためである。バーチャルオフィス事業者は、契約者が実在する人物かどうかを確認する義務を負っている。そのため、書類に記載された住所と申込内容が一致している必要がある。引っ越し直後で住所変更が済んでいない場合は、先に書類の住所を更新しておく。

どの本人確認書類が使えるかは事業者によって異なる。契約前に入会審査で見られることを確認しておくと、書類の準備がしやすい。

法人は履歴事項全部証明書などが加わる

法人でバーチャルオフィスを契約する場合、個人の本人確認書類に加えて、履歴事項全部証明書（登記簿謄本）や印鑑証明書を求められることがある。

代表者の本人確認も行われる。法人としての実在確認と、その法人を代表する人物の確認を別々に行う形になる。

設立前の段階でバーチャルオフィスを使いたい場合は、まず代表者個人で契約し、設立後に法人へ切り替える流れもある。この方法であれば、設立登記の際にバーチャルオフィスの住所を本店所在地として使える。切り替えの手続きや追加書類については、契約先の事業者に事前に確認しておく。

事業内容の申告が求められる

バーチャルオフィスの契約時には、どのような事業をするかの申告が求められる。事業者側は、許認可が必要な業種や、対象外の業種がないかを確認している。

事業内容は正確に書く。曖昧な記載や虚偽の申告は、審査が通らない原因になる。たとえば「コンサルティング」とだけ書くのではなく、具体的にどのような分野のコンサルティングかを明記する。

事業者によっては、特定の業種を受け入れていない場合もある。自分の事業が契約可能かどうかは、バーチャルオフィス比較で各事業者の対応業種を確認できる。

先にそろえておくと契約が早く進む

本人確認書類や法人の証明書を先にそろえておくと、申し込みから利用開始までが早くなる。

書類の不備で差し戻しになると、その分だけ日数がかかる。登記や届出の期限から逆算して準備を進めておくと、スケジュールに余裕ができる。

履歴事項全部証明書は法務局で取得できる。オンライン請求を使えば、窓口に行かなくても郵送で届く。印鑑証明書も同様に、事前に取得しておくと手続きが滞らない。

書類がそろった状態で申し込むと、申し込んで何日で使えるかの目安どおりに進みやすい。急ぎで住所を使いたい場合は、書類の準備を先に済ませておく。

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