電子帳簿保存法とは｜ひとり法人・個人事業主がやる電子取引データの保存

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調査・執筆株式会社Retraite（当サイト運営） 出典と編集の方針 最終更新 2026/10/31

メールやネット通販でやりとりした請求書や領収書は、令和6年1月から電子のまま保存することが義務になった。紙に印刷して残すだけでは足りない。対象は特別な会社に限らず、法人税や所得税で帳簿書類を保存する義務のある人すべてで、ひとり法人も個人事業主も含まれる。この記事では、保存する対象、改ざんを防ぐ手立て、画面に出して検索できる状態、小さい事業者への緩和、間に合わないときの猶予を、電子帳簿保存法と国税庁の記載にそって整理する。

電子取引のデータは、電子のまま保存する義務がある

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するときの扱いを定めた法律である。このうち電子取引のデータについては、令和6年1月から電子のまま保存することが義務づけられた。令和5年までは印刷して紙で残す扱いも認められていたが、いまは電子でやりとりした分を紙に印刷して残すだけでは、保存したことにならない。

対象になるのは、法人や個人事業主など、法人税や所得税で帳簿書類の保存義務がある人である。規模の大小や会社の種類で外れるものではなく、ひとり法人も、会社を作っていない個人事業主も含まれる。設立したばかりでも初年度から対象になる。

会社にするか個人のままかで迷っている段階の人も、どちらでもこの保存は必要になる。法人にする時期の判断は個人事業主が法人化するタイミングで扱っている。

保存するのは「データで受け取った・渡した」もの

電子取引とは、取引の情報をデータでやりとりすることをいう。メールに添付されて届いた請求書のPDF、通販の画面からダウンロードした領収書、クラウドのサービス上で受け渡しした契約書や見積書などが当たる。受け取ったものだけでなく、自分がデータで送った請求書や領収書の控えも対象になる。

紙でやりとりしたものは、これまでどおり紙で保存してよい。紙で郵送された書類はデータにし直す必要はなく、データで受け取った分だけが電子保存の対象になる。

紙で受け取った書類をスキャンしてデータで残すスキャナ保存や、会計ソフトで作る帳簿をデータで残すことは任意である。義務になっているのは、データでやりとりした電子取引の分に限られる。

改ざんを防ぐ手立てを1つ用意する（真実性の確保）

電子取引のデータを保存するときは、あとから書き換えられていないことを示せる状態にしておく必要がある。これを真実性の確保といい、国税庁は次のいずれか1つを満たす方法を挙げている。

• タイムスタンプが付いたデータを受け取る
• データを受け取ったあと、すみやかにタイムスタンプを付す
• 訂正や削除の履歴が残る、または訂正や削除ができないシステムで、やりとりと保存をする
• 正当な理由のない訂正や削除を防ぐための事務処理規程を定めて、それにそって運用する

タイムスタンプや専用のシステムには費用がかかる。費用をかけずに済ませたい場合は、最後の事務処理規程を定める方法がある。国税庁は、この規程の様式例を公開している。規程を作り、日々の扱いをそれに合わせておけば、真実性の確保を満たせる。

画面に出せて、検索できる状態にする（可視性の確保）

もう1つの条件が可視性の確保である。保存した場所に、パソコン、表示する画面、印刷するプリンタと、その操作を説明した書類をそろえ、求められたときに整った形で速やかに画面や紙へ出せるようにしておく。使っているシステムの概要を説明した書類も備えておく。

あわせて、保存したデータを検索できるようにする。国税庁が求める検索の条件は、取引の年月日・取引金額・取引先の3つで探せること、日付や金額を範囲で指定して探せること、2つ以上の項目を組み合わせて探せることである。ファイル名にこの3つを入れて整理する方法でも、表計算ソフトで索引を作る方法でも、探せる状態であればよい。

小さい事業者は、検索の条件が軽くなる

検索の条件は、事業者の規模によって軽くなる。税務調査などでデータのダウンロードの求めに応じられるようにしておけば、範囲の指定や項目の組み合わせの検索は要らない。さらに、基準になる期間の売上高が電子帳簿保存法の施行規則で定める額以下であれば、ダウンロードの求めに応じられることを条件に、検索の機能そのものが要らなくなる。

売上がこの範囲に収まるひとり法人や個人事業主は、日付と取引先でファイルを整理し、求められたら渡せるようにしておく形でおおむね足りる。自分がどの範囲に入るかは、その年の申告の状況や、個人事業主の納税地の考え方とあわせて見ておきたい。

間に合わないときの猶予がある

保存の要件に対応しきれないときのために、猶予が置かれている。所轄の税務署長が相当の理由があると認め、かつ税務調査などのときにデータのダウンロードの求めと、印刷した書面の提示や提出の求めに応じられる場合は、真実性や可視性の要件によらずにデータを保存してよい。この猶予を受けるための事前の申請は要らない。

ただし、猶予が認められても、電子でやりとりしたデータを紙に印刷して紙だけで残す形は認められない。データはデータのまま残したうえで、求めに応じられるようにしておく。

設立後の経理のなかで回す

この保存は、設立後の経理の一部として続く作業になる。多くの会計ソフトには、電子取引のデータを取り込んで、真実性と可視性の条件を満たした形で保存する機能がある。記帳や決算の流れのなかで一緒に片づけておくと、申告のときに探し直す手間が減る。

会計ソフトの選び方は会計ソフトを実数で比べる、決算を自分でどこまで進められるかは法人の決算は自分でできるかで扱っている。受け取る請求書がインボイスの場合は、登録番号や記載事項の確認とあわせてインボイスの住所にバーチャルオフィスは使えるかも見ておきたい。

この保存の手間は、法人と個人事業主とで大きくは変わらない。法人にするかどうかは保存の負担だけで決まるものではないので、個人事業主とひとり法人の損益分岐で全体の損得を見ておきたい。

保存する期間と、守らないときの不利益

電子取引のデータを保存する期間は、紙の帳簿書類と同じで、法人税では原則として7年である。個人事業主の青色申告でも、原則として7年の保存が必要になる。受け取った時期ではなく、申告の期限から数えた年数で残す。

要件を満たさずに保存していたことだけで、直ちに罰が科されるわけではない。ただし、保存の状態が悪いと帳簿書類の備付けが不十分と見られ、青色申告の承認が取り消される可能性がある。データを隠したり内容を偽ったりしたことが見つかった場合は、重加算税が重くなる扱いもある。日々ためずに、受け取った順に保存しておくのが安全である。

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