出張旅費精算書の書き方｜ひとり法人・個人事業主が日当や交通費を精算する手順と項目

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調査・執筆株式会社Retraite（当サイト運営） 出典と編集の方針 最終更新 2026/11/04

出張旅費精算書は、1回の出張でかかった交通費や宿泊費の実費と、法人なら出張旅費規程にもとづく日当を1枚にまとめ、経費として確定させる書類である。ひとり法人の場合は申請する人と承認する人が同じ代表になるため、規程と記録のそろえ方に気をつける必要がある。この記事では、精算書に書く項目、証憑の保存、電子帳簿保存法との関係、個人事業主との違いを、国税庁の記載と法令にもとづいて整理する。

出張旅費精算書は実費と日当を1枚にまとめて確定させる

出張をすると、電車やタクシーの運賃、宿泊代といった実費が発生する。法人では、これに加えて出張旅費規程で定めた日当を役員や従業員に支給できる。出張旅費精算書は、こうした出張1回ぶんの支出を日付や行き先ごとに並べ、合計額を経費として計上するための書類である。

実費の交通費・宿泊費は、実際に支払った金額を領収書で裏づけて計上する。一方の日当は、規程で決めた定額を出張の実績に応じて支給するもので、1件ずつ領収書をそろえる必要がない。精算書は、この性質の違う2種類の支出を同じ様式の上で区別して記録する。日当そのものの仕組みと要件は出張日当とはで扱っている。

精算書に書く項目

法令で定められた書式はないが、出張の事実と金額を後から確認できるよう、次の項目を入れておく。

行き先や用件を書いておくのは、その支出が事業のための出張だったことを示すためである。私的な旅行と区別がつかない記録のままだと、経費として認められない場面がある。

ひとり法人は申請者と承認者が同じになる

従業員のいる会社では、出張した人が精算書を出し、上司や経理がその内容を確認して承認する。ひとり法人では、この申請と承認がどちらも代表1人の手に集まる。自分で決めて自分で承認できるぶん、金額の根拠が後から見えにくくなりやすい。

そこで、支給する日当や宿泊費の上限を出張旅費規程で先に決めておき、精算書は規程の基準どおりに作る。規程という社内のものさしがあって初めて、代表1人でも金額の根拠を示せる。規程と精算書、添付する領収書の3つがそろっていることが、日当や旅費を会社の費用として扱う前提になる。

領収書など証憑を添えて保存する

交通費と宿泊費は、領収書や交通系ICの利用明細を精算書に添えて保存する。日当は定額支給なので領収書は要らないが、いくらを支給したかを規程と精算書で示せるようにしておく。

精算書と証憑は、帳簿書類の一部として法令で定めた期間保存する。法人は、帳簿や取引に関して作成・受領した書類を、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する（国税庁タックスアンサーNo.5930）。青色申告で欠損金が生じた事業年度は10年間になる。個人事業主の青色申告では、帳簿や決算に関する書類は原則7年、請求書や納品書など一部の書類は5年の保存とされている（国税庁タックスアンサーNo.2070）。

電子で受け取った領収書は電子帳簿保存法の対象になる

ホテルや交通機関の予約をインターネットで行い、領収書をメールやウェブ画面で受け取ることが増えている。こうして電子でやりとりした領収書は電子取引のデータにあたり、令和6年（2024年）1月以後は、紙に印刷して保存するのではなく電子データのまま保存することが原則になっている。

そのため、出張の精算では、紙の領収書を精算書に貼る扱いと、電子で受け取った領収書をデータのまま残す扱いが混在する。どちらも保存の対象になる点をふまえて運用する。電子取引データの保存の要件は電子取引のデータをどう保存するかで整理している。

個人事業主は実費だけを精算する

個人事業主は、出張でかかった交通費や宿泊費の実費を旅費交通費として必要経費にできる。ただし、事業主本人へ日当を支給して経費にすることはできないため、精算書に日当の欄を設けても自分のぶんは計上できない。精算するのは実費に限られる。

個人事業主に精算書の作成義務があるわけではないが、出張ごとに実費と用件を記録しておくと、その支出が事業のためだったことの裏づけになる。本人への日当が経費にならない理由は個人事業主は日当を経費にできるかで扱っている。日当を自分に出せる扱いは法人の利点の一つで、個人のままか法人にするかは個人事業主とひとり法人の損益分岐で試算できる。法人の住所を自宅以外にしたい場合の選択肢はバーチャルオフィス比較で確認できる。

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