出張旅費規程の作り方｜ひとり法人が日当を出すために定める項目

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調査・執筆株式会社Retraite（当サイト運営） 出典と編集の方針 最終更新 2026/11/05

法人は出張旅費規程を定めると、役員や従業員が出張したときに日当を支給し、会社の費用にできる。ひとり法人でも、規程を整えておけば代表である役員自身に日当を出せる。この規程は様式が法律で決まっているわけではなく、各社が内容を決めて作る。この記事では、規程に書いておく項目、金額の決め方、役員と従業員で基準をそろえる理由、出張の記録とのそろえ方を、国税庁の記載にもとづいて整理する。

旅費規程は「日当を旅費として扱うための基準」になる

日当とは、出張中の食事代やこまごました出費にあてるため、交通費や宿泊費の実費とは別枠で渡す定額のことである。実費のように領収書を集めて1件ずつ精算するのではなく、あらかじめ決めた額を出張の実績に応じて支給する。この「あらかじめ決めた額」のよりどころが出張旅費規程になる。

規程を作らず、そのつど代表の判断で金額を渡すと、支給の基準を外から確かめられない。ひとり法人では、支払う側と受け取る側がどちらも同じ代表になるため、金額の根拠を示せないと、旅費ではなく役員への給与の上乗せとみなされるおそれがある。基準を先に決めておくことが、日当を旅費として扱う出発点になる。日当そのものの仕組みは出張日当とはで扱っている。

非課税になる範囲は所得税法と通達で決まっている

受け取った日当のうち、その出張について通常必要と認められる範囲は、受け取った役員や従業員の側で所得税がかからない（所得税法第9条第1項第4号）。規程で決める金額は、この通常必要と認められる範囲に収める。

通常必要かどうかの判定について、国税庁の所得税基本通達9-3は二つの事項をあげている。一つは、支給額が役員と使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準で計算されているか。もう一つは、同業種・同規模の他の会社が一般的に支給している金額に照らして相当か、である。規程をつくるときは、この二つに照らして無理のない水準にしておく。

規程に書いておく項目

出張旅費規程に決まった様式はないが、支給の基準を示すために書いておく項目には、おおむね次のものがある。

金額を役職で分けるときも、役員の区分だけを極端に高くしない。通達があげる「役員と使用人の全てを通じて適正なバランス」から外れると、超える部分が給与として扱われるおそれがあるためである。

金額は法律で決まっていない。相当な範囲で各社が定める

日当をいくらにするかは、法律で額が決まっているわけではない。各社が規程で定めるが、その額が通常必要と認められる範囲を超えると、超えた部分は給与として課税される。金額が妥当かどうかに不安があるときは、規程の内容とあわせて税理士に相談する方法もある。

日当は、役員報酬のように給与として課税される支給とは別の扱いで、通常必要と認められる範囲は非課税になる。役員への支給は日当だけを切り出さず、全体で設計しておきたい。役員報酬の決め方は役員報酬の決め方で扱っている。

規程を作るだけでは足りない。出張の記録とそろえる

規程を定めても、実際の出張がなければ日当を支給する理由がない。出張の指示、訪問先と日程、精算の記録を残し、規程で決めた基準どおりに支給する。規程と、出張があった事実と、支給した記録の三つがそろって、日当を会社の費用として扱える。

出張ごとの実費と日当を1枚にまとめる書類の書き方は出張旅費精算書の書き方、受け取った領収書を電子のまま保存するときの決まりは電子取引のデータをどう保存するかで扱っている。個人事業主が自分自身に日当を出せないことは個人事業主は日当を経費にできるかで整理している。

法人にするかどうかの判断とあわせて考える

自分に日当を出せるのは法人の利点の一つだが、それだけを理由に法人化を決めるものではない。法人には、設立のときの費用や、利益が出なくても毎年かかる負担がある。どのくらいの利益から法人が有利になるかは個人事業主とひとり法人の損益分岐、小さく法人を持つ考え方はマイクロ法人とはで扱っている。借りた住所の料金を会社の費用にできるかはバーチャルオフィスの料金は経費にできるかで確認できる。

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